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1. Cargar lista de Administradores
Esta tarea consiste en recolectar los datos de los Administradores, los administradores seran las personas que tendran pleno control del sistema. Generalmente una institucion cuenta con uno, dos o tres administradores, sin embargo no hay limite y se puede cargar el numero de administradores que se deseen.
Si usted ya registro su Institucion, tiene asignado el rol de Administrador por defecto, y si ud. va a ser el unico administrador del sistema, puede omitir esta tarea y continuar con la segunda tarea: Carga del listado de Maestros. Para efectos de esta Guia de Inicio Rapido, se realizara un ejemplo de la carga de varios Administradores por lo cual se utilizara la pantalla Carga de Personal por ser mas practica. Nota: Tambien puede cargar el listado de Administradores desde la pantalla Catalogo de Personal. 1.1 Descargando la Plantilla para la carga de información Para cargar el listado de Administradores debera accesar a la pantalla Carga de Personal, descargar la plantilla correspondiente dando click en el texto Plantilla para carga de Administradores y Maestros. Se mostrara una pantalla como la siguiente (en FireFox): El archivo descargado contendra dos hojas o pestañas, la primera pestaña sera una hoja con instrucciones sobre el llenado de la plantilla: La segunda pestaña sera donde habran de introducirse los datos de los administradores en las columnas correspondientes. 1.2 Completando la plantilla En las columnas de la plantilla deben de introducirse los siguientes datos: - Identificador: Debera ser una clave con la que se identifique de manera unica al maestro o administrador, puede ser su RFC (en mexico), su numero de seguro social, una letra de su nombre junto con su apellido, etc. Este identificador formara parte del nombre de usuario que se creara para que esta persona accese al sistema. La otra parte del nombre de usuario seran las Siglas de la institucion. Ejemplo si las siglas de la institucion son ECL y el identificador es rgomez, el nombre de usuario que se generara sera: ECL_rgomez.
- Password: El password (o contraseña) junto con el nombre de usuario que se formara a partir del identificador seran los datos necesarios que el sistema requiere para que la persona a la que se esta registrando pueda accesar al sistema.
- Nombre: Aqui debera introducir el nombre o nombres de la persona que se esta registrando.
- Apellidos: Aqui debera introducir los apellidos de la persona que se esta registrando.
- Correo: Direccion de correo electronico o mail de la persona que se esta registrando, este dato es opcional.
- Resultado: Esta columna debera ir vacia y es de uso exclusivo del sistema, una vez que ud envie el archivo, el sistema lo procesara, y en esta columna se mostrara un texto para cada registro, indicando si la carga fue exitosa o no.
Despues de que llene su plantilla se debera ver parecida a la siguiente: 1.3 Guardando la Plantilla Guarde su archivo, si esta utilizando Excel 2007, asegurese seleccionar la opcion Libro de Excel 97-2003, para que tenga el formato .xls y no el nuevo formato .xlsx Tambien, si utiliza Excel 2007, es probable que Excel le muestre una advertencia de compatibilidad de formatos, ignorela y de click en el boton Continuar. 1.4 Cargando la Plantilla al Sistema Despues de guardar su archivo, en el sistema, de click en el boton Examinar y localize su plantilla, en el campo Tipo de personal seleccione el valor Administrador y de click en el boton Cargar y el sistema empezara a procesar la plantilla. Opcionalmente puede seleccionar la opcion Enviar correos con nombres de usuario.... para enviar a su personal sus datos de acceso al sistema via correo electronico, los cuales seran su nombre de usuario y password que ud haya especificado en la plantilla. Si se selecciona esta opcion el sistema puede tardar un poco de tiempo mas en procesar la plantilla por el envio de correos. 1.5 Revisando la Plantilla procesada En la plantilla que el sistema envia de regreso, podra ver en la columna Resultado si la carga fue exitosa o no. Nota: Si se mostro una advertencia en la carga de los datos (en la columna Resultado), debera corregir el problema y volver a cargar la plantilla ya que no se cargara ningun dato de la plantilla hasta que este correcta.
1.6 Verificando la Carga de Datos Por ultimo podra dar click en el boton Actualizar del panel para refrescar los datos de este. Tambien, si lo desea puede corroborar en la pantalla de Catalogo de Personal, que los datos que cargo, existen en el sistema.
Aviso Importante: En el archivo de plantilla que descargue, evite realizar las siguientes acciones: - Eliminar o Agregar hojas o pestañas al libro
- Eliminar o Agregar columnas en la pestaña Plantilla.
- Modificar el nombre de las columnas
- Modificar el nombre de las hojas o pestañas
- Puede volver a utilizar la plantilla que creo, pero nunca utilize la plantilla que el sistema le envia de regreso con el resultado del proceso.
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